Αυτό αποφασίστηκε σε σύσκεψη που συγκάλεσε στην έδρα της Π.Α.Μ.-Θ. ο περιφερειάρχης Χρήστος Μέτιος, με τη συμμετοχή του προέδρου και του αναπληρωτή γενικού διευθυντή της Δ.Ε.Θ. HelΕxpo Αναστάσιου Τζήκα και Αλέξανδρου Τσαξιρλή, του προέδρου του Επαγγελματικού και Βιοτεχνικού Επιμελητηρίου Ροδόπης και προέδρου της οργανωτικής επιτροπής της έκθεσης Αντώνη Γραβάνη, του περιφερειακού συμβούλου Ροδόπης και αντιπροέδρου της οργανωτικής επιτροπής της έκθεσης Μουλταζά Ταρκάν Μουλταζά και στελεχών της Περιφέρειας.
Στη σύσκεψη αποφασίστηκε επίσης πως για την πληρέστερη ενημέρωση του κοινού και των Μ.Μ.Ε. αναφορικά με τη διοργάνωση, θα δοθεί συνέντευξη τύπου.